Contrato de encargo del tratamiento
Qué hacemos con los datos de tus jugadores por cuenta de tu club, y a qué nos comprometemos con ellos.
Versión del 24 de septiembre de 2026.
Las partes
El club que contrata AI4Padel es el responsable del tratamiento: decide qué datos de sus jugadores trata y para qué. KAIX SECURITY AND ARTIFICIAL INTELLIGENCE LABS, S.L., sociedad española con NIF B88664305 (en adelante, AI4Padel) es el encargado del tratamiento: trata esos datos solo por cuenta del club, para prestarle el servicio.
Este contrato forma parte de los términos de servicio. Lo acepta en la app, en nombre del club, una persona con cuenta de administrador, y la app guarda quién lo aceptó, cuándo y qué versión. Dura lo mismo que el servicio.
Qué datos tratamos y para qué
Para qué: prestar el servicio que el club contrata. Eso incluye llevar su agenda y sus pistas, montar partidas, proponer a quién invitar, preparar los mensajes con las plantillas del club, anotar lo que contesta cada jugador, las campañas a quien ha dado su consentimiento y el asistente con el que el gestor pide todo eso.
De quién: los jugadores y socios del club, y el personal del club con cuenta en la app.
Qué datos:
- Identificativos: nombre, fecha de nacimiento y documento de identidad.
- De contacto: teléfono y email.
- De su relación con el club: fecha de alta y estado del abono.
- De juego: nivel, horario habitual, posición, historial de partidas, con quién juega y con quién prefiere no jugar.
- De comunicación: los mensajes preparados, las respuestas que anota el club, qué mensajes quiere recibir y su consentimiento para campañas.
- Del personal del club: nombre, email, rol y sesiones abiertas.
El servicio no necesita datos de categorías especiales (salud, por ejemplo), y el club no debe apuntarlos en la app, tampoco en las notas.
A qué nos comprometemos
- Solo con tus instrucciones. Tratamos los datos únicamente para prestar el servicio, siguiendo las instrucciones del club, que son el uso que hace de la app y lo que configura en ella. No los usamos para nada nuestro, no los vendemos ni los cedemos, y no los usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial. Si una instrucción nos parece contraria a la ley, te avisamos.
- Confidencialidad. Solo acceden a los datos las personas de AI4Padel que lo necesitan para prestar el servicio o darte soporte, con obligación de confidencialidad.
- Seguridad. Los datos de cada club están aislados de los de los demás, viajan cifrados, se alojan en España y tienen copias de seguridad. Cada persona entra con su propia cuenta y su rol, y un registro que no se puede modificar guarda quién autorizó cada envío.
- Subencargados. Autorizas que nos apoyemos en los proveedores de la lista de abajo. Les imponemos por contrato las mismas obligaciones que asumimos aquí. Si añadimos o cambiamos alguno, te avisamos con treinta días de antelación, y puedes oponerte y dejar el servicio sin penalización.
- Derechos de los jugadores. El club los atiende desde la ficha de cada jugador: corregir, dar de baja y eliminar. Si un jugador nos escribe a nosotros, trasladamos su solicitud al club sin demora.
- Brechas de seguridad. Si sufrimos una que afecte a datos de tu club, te avisamos sin dilación indebida y en todo caso antes de 48 horas desde que la conozcamos, con lo que sepamos en ese momento, para que puedas notificarla a la autoridad de control en plazo.
- Ayuda con tus obligaciones. Te damos la información que tengamos para una evaluación de impacto o una consulta previa, si tu club las necesita.
- Al terminar. Durante los treinta días siguientes a dejar el servicio te entregamos, si los pides, los datos de tu club en un formato estándar. Pasado ese plazo los borramos, y te lo certificamos por escrito si lo pides. Solo conservamos, bloqueado, lo que una ley nos obligue a guardar.
- Información y auditorías. Te damos la información necesaria para demostrar que cumplimos este contrato. Si quieres auditarlo, avísanos con un mes de antelación; la auditoría corre a cargo del club y se hace como mucho una vez al año, salvo después de una brecha.
A qué se compromete el club
- Tener base legal para tratar los datos de sus jugadores y para escribirles por WhatsApp, y el consentimiento de quien recibe campañas.
- Informar a sus jugadores de que usa AI4Padel para gestionar sus partidas.
- Darnos solo instrucciones lícitas, y no apuntar datos de categorías especiales.
- Responder de los mensajes que envía: salen del WhatsApp del propio club, y Meta es proveedor del club, no nuestro.
Subencargados
- Amazon Web Services EMEA SARL: alojamiento de la plataforma y de sus datos, en su región de España.
- Microsoft Ireland Operations Ltd. (Azure OpenAI): el asistente. Recibe lo que escribe el gestor, los datos del club que el asistente consulta para contestarle (por ejemplo, nombres y niveles de jugadores) y, al importar un archivo, sus primeras filas para reconocer las columnas. Nunca recibe un mensaje de un jugador, y Microsoft no usa estos datos para entrenar sus modelos.
- Cloudflare, Inc.: la red por la que pasa, cifrado, el tráfico entre el navegador y la plataforma.
- Resend, Inc.: los correos que la plataforma envía al personal del club, como invitaciones y cambios de contraseña.
Algunos son empresas estadounidenses o de grupos estadounidenses. Cuando un acceso desde fuera del Espacio Económico Europeo es posible, se ampara en el EU-US Data Privacy Framework o, si no aplica, en las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea (art. 46 RGPD).
Cambios y ley aplicable
Si este contrato cambia, te avisamos con al menos treinta días, y la app pide aceptar la versión nueva. Se rige por la misma ley y el mismo fuero que los términos. Para cualquier duda sobre él, [email protected] o [email protected].