Personaliza AI4Padel: plantillas, tono y aprobaciones
Dos clubes no escriben igual. Uno tutea y remata con un emoji; otro trata de usted a socios que llevan veinte años renovando el abono. AI4Padel no trae una voz de fábrica ni un automatismo obligatorio: se ajusta a tu club, y esta guía repasa pieza a pieza todo lo que puedes tocar.
El número es el tuyo
Los mensajes salen del número de WhatsApp de tu club, no de una plataforma: del que tus socios ya tienen guardado. Para el jugador es una conversación normal con su club de siempre, sin app nueva ni cuenta nueva. Hasta tu socio de 68 años contesta «sí» y queda sentado en la partida.
Eso también significa que las respuestas llegan al club, no a tu móvil personal. Y que el número y las conversaciones son tuyos: si algún día dejas AI4Padel, te los quedas.
Todo sale de tus plantillas
Cada mensaje que envía el club nace de una plantilla del club. Es la regla de la casa y no tiene excepciones: un texto que no venga de una plantilla tuya jamás se envía solo. Ni una palabra inventada le llega a un socio.
Cada tipo de mensaje («Completar partida», «Confirmación de partida», «Volver a invitar», «Plaza ya cubierta») tiene variantes de tono, una «Cercana» y una «Formal», que se ajustan contigo en la puesta en marcha hasta que suenan a tu club. Las plantillas llevan variables, como el nombre del jugador o la hora de la partida, y cada guardado crea una versión nueva: si en marzo cambias el saludo, siempre sabrás qué texto estaba vigente en febrero.
Por enviar: el mensaje exacto que le llegará a cada jugadora, a la vista antes de que salga nada.
La pantalla «Por enviar» lo enseña tal cual: el mensaje literal que recibirá cada persona, «Hola Verónica, soy Óscar, de Pádel Levante…», con su nombre y su partida ya puestos. Puedes quitar a cualquier destinatario antes de pulsar «Enviar (2)», y debajo quedan los envíos recientes con sus estados: «Acepta · Leído · Enviado». El bloque de la cabecera lo resume: «Los mensajes salen tal cual de tus plantillas».
Un detalle práctico: WhatsApp exige plantillas aprobadas para escribir a quien lleva más de 24 horas sin responder. Como aquí todo nace de plantillas, eso se deja resuelto en la puesta en marcha.
Autonomía por tipo de mensaje
No hay un interruptor de todo o nada: en Ajustes decides, tipo de mensaje a tipo de mensaje, entre «Revisar antes de enviar» (lo que viene puesto) y «Enviar automáticamente». Tres formas de trabajar:
- Manual. Todo se queda escrito esperándote en «Por enviar» y nada sale hasta tu clic. Así arranca cualquier club: viendo qué propone y cómo escribe se coge la confianza.
- Mixto. Autorizas por adelantado lo rutinario y sigues revisando lo delicado. Lo primero que se suele automatizar es la «Confirmación de partida» y el aviso de «Plaza ya cubierta», textos que no cambian nunca y que nadie quiere aprobar quince veces al día; las invitaciones para completar una partida vienen después, cuando ya has revisado docenas y todas te parecían bien.
- Autónomo. Autorizas cada clase de mensaje que te interese y miras el resultado, no el proceso. Las campañas de «Volver a invitar» son lo que más clubes prefieren seguir aprobando a mano, y tiene sentido.
Autorizar por adelantado no borra el rastro: el envío queda registrado con el nombre de quien lo autorizó y señalado como «Salió con autorización previa». Solo un administrador puede cambiarlo. Y la frase clave es literal: «Tú decides qué se envía.»
Cinco topes que paran un envío siempre
Aunque un tipo de mensaje esté autorizado para salir solo, hay cinco topes que paran un envío siempre, sin que ninguna configuración pueda saltárselos:
- El texto no viene de una plantilla del club. Da igual lo bien que suene: se queda esperándote.
- La lista de destinatarios la eligió el asistente y el club todavía revisa esas listas: el envío espera a que la mires.
- Hay más destinatarios de los que permites en un solo envío. El máximo lo fijas tú.
- Está fuera de la franja horaria en la que dejas escribir. Nadie recibe una promoción a las tres de la madrugada con tu nombre debajo.
- Alguien se dio de baja mientras el mensaje esperaba. La baja se aplica en el momento.
La autonomía decide cuándo no hace falta tu clic. Si choca con un tope, el mensaje no sale.
Quién lleva cada conversación
Un club con cuatrocientos socios tiene decenas de hilos abiertos a la vez, y no todos pesan lo mismo. «Conversaciones» etiqueta cada uno para que sepas dónde mirar:
- «La lleva el asistente»: lo rutinario. Un «me apunto», una confirmación, un recordatorio. Avanza según tus reglas y no te necesita.
- «La llevas tú»: has entrado a escribir y la conversación es tuya; el asistente no vuelve a meterse.
- «Necesita que entres tú»: el asistente ha leído algo que no le toca responder y se aparta. Una pregunta sobre un pago, una queja, cualquier cosa delicada: te la deja señalada y espera.
Conversaciones: cada hilo con su etiqueta y, a la derecha, una pregunta de pagos que el asistente deja al club.
En cualquier hilo está el botón «Intervenir y escribir yo»: un clic y la conversación pasa a ser tuya.
La IA de AI4Padel lee y entiende los mensajes que llegan, un «somos dos» o un «a esa hora no puedo», sin que vayas hilo a hilo, y responde o te lo deja preparado según lo que hayas automatizado. Al elegir jugadores aplica el criterio de tu club, con cada motivo escrito, como contamos en cómo elige AI4Padel.
El asistente interno
Además de las conversaciones con jugadores está el «Asistente», un chat interno que solo ves tú. Le preguntas en lenguaje normal, «¿Qué partidas se quedan por completar hoy?», «¿Cómo va la ocupación?», y le pides trabajo: «Escribe a los que hace tiempo que no vienen».
Cuando prepara algo, no lo envía: lo deja en «Por enviar», con el enlace para que lo revises. La nota que acompaña al chat es su regla de funcionamiento: «El asistente no escribe a ningún jugador sin que tú lo apruebes».
El Asistente responde preguntas y prepara envíos, pero todo lo que redacta se queda esperándote en Por enviar.
Las bajas se respetan y las promos piden permiso
Cada jugador tiene dos marcas que vienen de tu CRM y que AI4Padel respeta de raíz, no con un aviso en pantalla:
- La baja. Si un socio pide que no le escribáis, desaparece de todas las listas y de todas las propuestas. No es un aviso que alguien puede pasar por alto: el sistema hace imposible escribirle, también para completar una partida.
- El permiso para promos. Sin él, el jugador recibe los mensajes operativos (avisarle de que falta uno para su pista de las 19:00 es servicio), pero queda fuera de «Volver a invitar» y de cualquier campaña: «Solo aparecen jugadores que han dado permiso para recibir promociones».
Si un socio te lo dice de palabra en recepción, vale igual que por escrito: márcalo en tu CRM, que es donde manda ese dato, y en la siguiente traída de datos se aplica solo. Mira «Por enviar» por si había algo preparado para esa persona; y aunque se te pasara, la baja es justo el quinto tope.
Los mensajes de campaña llevan contador
Los mensajes operativos, invitaciones para completar una partida, confirmaciones y recordatorios, están siempre incluidos, sin contador. Los de campaña, como «Volver a invitar», van por plan (100, 400 o 1.000 al mes según el tuyo) y, si un mes te quedas corto, hay packs de 250 por 19 €.
Nada de esto te pide una tarde de configuración: el número, las variantes de tono, las aprobaciones y los topes quedan ajustados el primer día, y cambiarlos después son dos clics de un administrador. Cómo entran tus socios y tus datos, sin migrar nada, está en su propia guía. ¿Prefieres verlo en directo? Pide una demo de 15 minutos y lo repasamos con tu caso delante.